Выплаты за счёт ФСС. Как правильно оформить документы и получить возмещение
Обязательное социальное страхование является всеобщим (ст. 4 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ, далее – Закон № 165-ФЗ) и распространяется на всех сотрудников, независимо от того, какую систему налогообложения применяет работодатель, заключивший с ними трудовые договора, а также на другие категории застрахованных лиц, определённых Законом. В данной статье рассматриваются только те выплаты, которые возмещаются Страхователю за счёт средств Фонда социального страхования РФ (далее - ФСС). А именно, речь пойдёт о шести видах государственных пособий и оплате путёвок на санаторно-курортное лечение и оздоровление сотрудников и членов их семей.
Для возмещения всех расходов существуют некоторые общие ограничения.

Во-первых, это срок, в течение которого застрахованное лицо может обратиться за выплатой (6 месяцев).

Во-вторых, максимальный (минимальный) размер, который определяется действующим законодательством (в статье приведены данные для 2009 г., соответствующие федеральным законам от 25.11.2008 № 216-ФЗ, от 24.11.2008 № 204-ФЗ, от 03.12.2008 № 238-ФЗ):

- пособие по временной нетрудоспособности, за исключением пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профзаболеванием) (максимум 18 720 руб./мес.);

- пособие по беременности и родам (максимум 25 390 руб./мес.);

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учёт в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности - 374,62 руб.;

- единовременное пособие при рождении ребёнка – 9 989,86 руб.;

- ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет (максимум 7499,40 руб./мес.);

- пособие на погребение – 4 000,00 руб.

Страхователи, являющиеся плательщиками ЕСН, осуществляют расходы по обязательному социальному страхованию в счёт начисленного ЕСН, подлежащего зачислению в ФСС.

Страхователи, применяющие спецрежимы и не осуществляющие уплату добровольных взносов в ФСС, получают возмещение на расчётный счёт (в отдельных случаях на лицевые счета застрахованных лиц).

Порядок возмещения определяется Инструкцией о порядке учёта и расходования средств обязательного социального страхования, утверждённой Постановлением ФСС РФ от 09.03.2004 № 22 (далее – Инструкция). При этом страхователям, применяющим спецрежимы, пособия по временной нетрудоспособности, возмещаются в части суммы, не превышающей одного минимального размера оплаты труда за полный календарный месяц (4330,00 руб.) (ст. 2 Федерального закона от 31.12.2002 № 190-ФЗ).

Для получения возмещения работодателями в региональное отделение ФСС предоставляются следующие документы:

1) письменное заявление страхователя о выделении средств по установленной форме с указанием периода, за который выплачиваются пособия и их сумм;

2) письменные заявления получателей пособий о выплате пособий с указанием номера лицевого счёта для перечисления;

3) расчётная ведомость по средствам ФСС (форма 4-ФСС) за соответствующий период;

4) бухгалтерские справки по расчёту пособий;

5) документы (копии), подтверждающие обоснованность и правильность расходов, а именно:

- для пособия по беременности и родам и единовременного пособия вставшим на учёт в ранние сроки беременности: листок нетрудоспособности; заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам; трудовая книжка; справка медицинского учреждения о постановке на учёт в ранние сроки беременности;

- для единовременного пособия при рождении ребенка: заявление о назначении пособия; справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС; справка с места работы (службы, учёбы) другого родителя о том, что пособие не назначалось и не выплачивалось (в случае работы, службы, учёбы другого родителя);

- для ежемесячного пособия по уходу за ребёнком: заявление и приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком; свидетельство о рождении ребенка; справка с места работы другого родителя о том, что он не использует указанный отпуск и не получает пособие, а в случае, если он не работает, - справка из органов социальной защиты населения о неполучении пособия по уходу за ребёнком; трудовая книжка (при обращении за пособием впервые).

- при назначении пособия на погребение: заявление получателя, справка о смерти, выданная органами ЗАГСа (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 12.01.96 № 8-ФЗ).

Копии документов должны быть заверены печатью работодателя и подписью руководителя (предпринимателя). Данный перечень документов не является исчерпывающим, и при проведении камеральной проверки ФСС может затребовать любые дополнительные документы (табеля учёта рабочего времени, ведомости о начислении заработной платы и др.), подтверждающие правильность и обоснованность расходов.

После представления страхователем всех истребованных документов выделение средств осуществляется приказом руководителя регионального отделения ФСС в двухнедельный срок.

Если страхователь - работодатель не может осуществлять выплату пособий застрахованным лицам вследствие отсутствия средств на своих банковских счетах (п. 3.7 Инструкции), то по его заявлению ФСС может принять решение о выплате пособий отдельным работникам (п. 3.6 Инструкции). При этом перечисление пособий осуществляется на лицевой счёт работника в банке или почтовым переводом. Для этого страхователи дополнительно представляют в ФСС выписки банков об отсутствии средств на их банковских счетах.

Отдельная категория страхователей, имеющих право на получение пособий за счет средств ФСС, - адвокаты, индивидуальные предприниматели, физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями, добровольно уплачивающие за себя страховые взносы. Выделение средств этим категориям налогоплательщиков осуществляется на основании следующих документов (Постановление Правительства РФ от 30.12.2006 № 865):

- письменного заявления;

- копий платёжных поручений, подтверждающих уплату страховых взносов в ФСС;

- отчёта по страховым взносам за отчётный период (форма 4-а ФСС);

- документов, являющихся основанием для назначения и выплаты пособия (больничный листок, справка установленной формы, выданная органами ЗАГСа, документ, подтверждающий прекращение деятельности на период осуществления ухода за ребёнком, и другие документы, предусмотренные Положением о порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей).

Ещё один вид обеспечения по обязательному социальному страхованию (подп. 14 п. 2 ст. 8 Закона № 165-ФЗ) – это расходы на путёвки. При этом путёвки можно получить непосредственно в региональном отделении ФСС или возместить расходы на них. Категории граждан, имеющие право на такие путёвки, перечислены в Федеральном законе от 25.11.2008 № 216-ФЗ:

- сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;

- дети застрахованных граждан.

Порядок организации санаторно-курортного лечения детей работников определён в Положении о приобретении, распределении, выдаче путёвок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей (утверждённое Постановлением Правительства РФ от 21.04.2001 № 309, далее – Положение о путёвках). Следующие условия являются обязательными:

- расположение санаторно-курортного учреждения на территории Российской Федерации (п. 2 Положения о путёвках);

- наличие у санаторно-курортного учреждения лицензии на осуществление медицинской деятельности и сертификата соответствия на питание (п. 2 Положения о путёвках);

- срок пребывания – не более 24 дней (подп. 1 п.1 ст. 6 Закона № 216-ФЗ);

- стоимость пребывания одного ребёнка в сутки до 600 руб. (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 216-ФЗ);

- путёвка предоставляется не чаще одного раза в год (п. 7 Положения о путёвках).

Документы, необходимые для получения путёвки: заявление от работника в произвольной форме на имя руководителя организации, справка по форме № 070/у-04 «Справка для получения путёвки» (утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 256).

Расходы на путёвки возмещаются в пределах лимита ассигнований, который определяется в письме, направляемом работодателю региональными отделениями ФСС.

Мы рассмотрели выплаты, которые ФСС возмещает страхователям. Рассмотрим теперь причины, по которым ФСС в возмещении расходов может отказать.

Согласно ст. 11 Закона № 165-ФЗ, ФСС имеет право не принимать к зачёту расходы на обязательное социальное страхование в том случае, если они произведены с нарушением законодательства Российской Федерации. Нарушения могут быть самыми разнообразными.

Самые распространённые - это нарушения в оформлении больничного листа. Здесь возникают вопросы о наличие лицензии у лечебного учреждения, выдавшего больничный, о полномочиях врача, выписавшего больничный лист, могут встречаться ошибки в дате оформления (больничный лист выдаётся в день наступления нетрудоспособности). Ошибкой также считается отсутствие в наименовании работодателя организационно-правовой формы и кавычек, а также отсутствие полного имени и отчества работника. Исправить ошибки в больничном листе можно, отправив работника в лечебное учреждение, выдавшее ему больничный лист, хотя и в этом случае не все исправленные больничные листы ФСС принимает к зачёту, особенно если эти исправления внесены во время или после проверки.

Кроме того, стоит обратить внимание на подлинность листка нетрудоспособности, т. к. в последнее время появилось много «липовых» больничных. Не менее часто нарушения инспекторы находят в расчёте среднего заработка. Также причиной отказа может быть «обоснованность» расходов. Часто это происходит в случае, когда беременным поднимают оклады непосредственно перед декретом или оклад будущих мам значительно превышает средний заработок у работодателя. Заметим, что каждый такой случай необходимо рассматривать индивидуально, с учётом сложившейся судебной практики.

Что касается расходов на путёвки, обратите внимание, что инспектор будет проверять наличие в бухгалтерии отрывного талона, который является документом, подтверждающим пребывание ребенка в санаторно-курортном учреждении (п. 105 Методических указаний, утверждённых Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81).

В общем и целом рассмотрение и разрешение споров по вопросам обязательного социального страхования производится аналогично рассмотрению налоговых споров в вышестоящей инстанции Фонда или в суде.

В заключение хочется добавить, что в 2010 году в нашей стране принципиально изменится система социального страхования. По словам главы Фонда социального страхования Сергея Калашникова, она станет более разумной, логичной, а главное – более справедливой.
 
Специальное предложение! Здесь программа для бухгалтерского учета. Подробнее.