Гибрид путевого листа

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 были утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов для организаций и индивидуальных предпринимателей. Однако унифицированная форма путевого листа уже существует. Какой же документ применять? Путевой лист — документ, необходимый для следующих целей:

- налогово-бухгалтерских (подтверждение расходов организаций и предпринимателей по эксплуатации автомобилей, учет труда водителей);
- гражданско-правовых (для осуществления расчетов сторон за перевозки);
- административно-правовых (для обеспечения безопасности дорожного движения).

В целях налогового и бухгалтерского учета организации используют унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

Как сказано в п. 2 данного Постановления, унифицированные формы должны использовать юридические лица всех видов собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Однако, по мнению Минфина России, такие формы являются обязательными только для автотранспортных организаций (см. Письмо от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327). Остальные же, использующие автотранспорт, например, для служебных поездок, могут разрабатывать свои образцы путевых листов с условием, что в них будут отражены обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для иных же целей самостоятельной формы путевого листа не существовало.

А для предпринимателей, наоборот, существовали только формы путевых листов, разработанные Минтрансом в административно-правовых целях (Приказ Минтранса России от 30.06.2000 № 68). При этом налоговики разрешали применять эти формы и для подтверждения расходов, даже настаивали на этом (см. Письмо ФНС России от 06.11.2007 №04-2-03/003249).

В прошлом году был принят Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, определивший общие условия перевозок пассажиров, багажа и грузов, согласно которому Минтранс должен был утвердить обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (что и было сделано комментируемым Приказом). Минтранс также отменил вышеупомянутый Приказ № 68.

Что же произошло в результате?

У предпринимателей остался только один нормативный акт по данному вопросу — следовательно, они, руководствуясь новым Приказом Минтранса, вправе самостоятельно разработать форму путевого листа и применять его для всех целей. С организациями же ситуация сложнее.

Путевой лист Госкомстата является унифицированной формой первичной учетной документации, и применять ее для подтверждения своих автомобильных затрат организации обязаны (по крайней мере, автотранспортные, как считает Минфин). Но и путевой лист, разработанный в соответствии с Приказом Минтранса № 152, они также должны иметь. Что же делать — заполнять два? Это, пожалуй, чересчур…

На наш взгляд, оптимальным вариантом будет создание «гибрида» — т.е. внесение в форму Госкомстата дополнительных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса (это разрешено Постановлением Госкомстата от 24.03.99 №20). Так, например, любой путевой лист теперь должен содержать сведения о сроке его действия, об организационно-правовой форме юридического лица, о типе и модели транспортного средства (а также прицепа), о пред- и послерейсовом медосмотре водителя и др.

Приказ Минтранса также разрешает размещение на путевом листе дополнительных реквизитов. Правда, это касается только реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа. Но в рассматриваемой ситуации данный пункт, видимо, можно трактовать и шире.

Что же касается организаций, не являющихся автотранспортными, то они свой «гибрид» могут создавать из обязательных реквизитов Минтранса и Закона о бухучете.

Некоторые проблемы могут возникнуть и при заполнении путевых листов. Так, приказ Минтранса разрешает оформлять любые путевые листы на срок до одного месяца и сразу на нескольких водителей. Тогда как формы Госкомстата допускают оформление путевого листа сроком больше чем на день только в случае командировки, а указание нескольких водителей допускается лишь при заполнении путевого листа автобуса.

Представляется, что во избежание недоразумений с налоговиками автотранспортным организациям лучше пока придерживаться указаний по заполнению формы, утвержденной Госкомстатом. Правомерность учета расходов — это серьезно…

Мошкович Мария